O e-mail que deveria otimizar o tempo das pessoas, pode se tornar um atraso para os profissionais. Já são muitas as reclamações de gestores de falta de produtividade no trabalho porque se perde muito tempo checando e-mails. Veja a seguir uma lista de procedimentos quanto se usa e e-mail no trabalho.
Fale pessoalmente - E-mail, bate-papos ou outras tecnologias poupam tempo do seu cotidiano. Numa empresa, principalmente, evita a perca de produtividade. Entretanto, o contrário pode acontecer. O e-mail pode ser mal interpretado ou os dois funcionários podem perder o foco por um bate-papo. Nestes casos, o melhor é falar pessoalmente a fim de evitar perca de tempo. Se assuntos forem urgentes e de extrema importância, também evite o chat virtual e encontre-se pessoalmente com todos os interessados.
Redação - Muito cuidado com o que escreve no e-mail. Além de atenção redobrada com erros gramaticais de português, verifique não só o uso de gírias, como também as letras maiúsculas. Se quer destacar algo, use negrito, itálico ou sublinhado, pois se as letras estiveram em caixa alta, a impressão é que parece que você está gritando.
Organização -Disponha de pastas e marcadores que possam separar por categorias os clientes, fornecedores, colegas de trabalho, entre outros. Também diferencie seus e-mails: um para o profissional, outro para o pessoal e outro para listra de discussões e grupos.
Anexos- Só envie anexos se for realmente necessário. Alguns computadores identificam anexos como vírus e quem recebe, pode não ter tanto conhecimento com estas ferramentas para desabilitar o anti-vírus. Ale´m disso contribui para perca de tempo quando a mensagem poderia vir escrita apenas no corpo do texto.
Disciplina - Muitos param tudo o que estão fazendo para checar a caixa de entrada ou até mesmo atender uma ligação. É preciso ter disciplina. Reserve um momento para responder e verificar os e-mails e fazer ligações importantes. Deste modo, será mais fácil manter o foco nas tarefas e aumentar a produtividade.
Seguindo estas dicas, é possível aumentar sua produtividade e evitar atrasos e problemas de comunicação. O e-mail pode ser de grande utilidade na otimização do seu tempo, uma vez que seja usado de maneira correta.
Fonte: Revista web
Nenhum comentário:
Postar um comentário