Advocacia em Home Office: confira as principais dicas de produtividade, gerenciamento, ferramentas e organização. Conheça as vantagens de se trabalhar em casa.
Já que o meu artigo sobre como conseguir clientes pela internet sem ofender a OAB teve uma ótima repercussão (obrigada!), decidi trazer mais um tema diferente para vocês: advocacia em home office. Este foi um assunto muito pedido pelos nossos leitores, por isso fiz um compilado de todas as dicas para garantir que você tenha sucesso nesta categoria de trabalho.
Espero que este artigo ajude você a compreender melhor o sistema home office, passando a enxergá-lo como uma alternativa viável e vantajosa de trabalho.
Sei que alguns advogados já desempenhavam suas funções em home office, porém agora quase todos nós tivemos que nos adaptar, em maior ou menor grau, ao trabalho fora do escritório. Portanto, anote as dicas!
Mas antes de irmos ao conteúdo, tenho um convite especial para você que já acompanha o blog. No nosso Perfil de Instagram (@desmistificando) você pode ter acesso gratuito a dicas e informações práticas que produzimos em posts e lives. Para ter acesso, basta seguir e acompanhar a gente por lá!
*Artigo publicado primeiro no blog Desmistificando o Direito: Advocacia em home office: como começar?
1) Definição de Home Office
Devido às determinações de isolamento social, por conta da pandemia de coronavírus, diversos profissionais começaram a exercer suas funções de sua própria casa. Para muitos, esta foi a primeira experiência “home office”.
Contudo, o “home office” não é somente o “trabalho em casa”, embora sua tradução literal seja esta. Aqui no Brasil, este termo possui uma conotação genérica de trabalho que é realizado em um lugar diferente do escritório, sendo este um hotel, parque, café, espaço alternativo ou mesmo o domicílio do profissional.
Em razão disto, alguns se referem à modalidade como trabalho portátil, teletrabalho, trabalho à distância ou trabalho remoto.
Apesar da recente popularização desta forma de trabalho em nosso país, no cenário mundial esta categoria já é uma forte tendência em razão de sua maior flexibilidade, menor custo, dentre outros aspectos.
2) Advocacia em home office: conheça os benefícios
Creio que o maior benefício do home office na advocacia seja a diminuição de gastos e de tempo. Vou esclarecer os motivos.
Para possuir um escritório convencional, é necessário investir em um local e possuir gastos com aluguel, energia elétrica, telefone, internet, mobília, serviços de limpeza etc. Sem contar com as despesas de funcionários, situação em que os custos são mais elevados ainda.
Ao optar pelo home office em casa (modalidade mais habitual de home na advocacia), as despesas com moradia e trabalho são unificadas, fazendo com que o investimento seja bem menor. Também há uma maior flexibilidade de trabalho, já que no home office os horários e dias de trabalho são definidos por você.
E já que estamos falamos de tempo, por um acaso você parou para pensar no tempo gasto no deslocamento diário até o escritório?
Pois é! Ao trabalhar em casa, o tempo de deslocamento não é “perdido”, podendo ser aproveitado em outras atividades, como leitura, estudo, prática de exercícios físicos, ficar com a família ou amigos, ou então, investí-lo em sua própria rotina de trabalho.
3) Precauções necessárias na advocacia em home office
3.1) Disponibilize um canal de diálogo com seus clientes
Mesmo sem um local de atendimento físico, é muito importante disponibilizar um canal de comunicação para os clientes poderem te contactar quando necessário.
Caso não deseje ou não possa indicar um local físico, não se preocupe. Contudo, ao menos ofereça outras formas de contato (Whatsapp, aplicativos de vídeo-chamada, telefone fixo, celular, e-mail, etc.) para que o cliente possa se comunicar com você.
Tenha em mente que todo advogado tem o dever ético de informar o cliente. Então, demonstre estar disponível e informe os meios para respondê-lo sempre que necessário, mesmo que não disponha de um local físico.
Dar atenção ao cliente é uma atitude que expressa comprometimento e uma conduta profissional séria, que com toda certeza transmitirá confiança à quem deseja contratá-lo, além de ser uma determinação prevista no Código de Ética.
3.2) Seja organizado e disciplinado
Mesmo com diversas vantagens, alguns se queixam de perda de produtividade em relação ao trabalho convencional no escritório.
Ao conversar com colegas que pensam desta forma, sempre notamos que o ambiente de trabalho em questão possui muitas distrações ou que a disciplina por parte advogado é falha.
Tenha em mente: disciplina e uma boa organização são essenciais para a advocacia em home office.
Sendo assim, primeiramente aconselho que encontre um local em sua casa que seja dedicado apenas para o trabalho (caso você não possua um cômodo exclusivo para isso, utilize uma parte da mesa da cozinha, por exemplo). Neste lugar, faça com que todas sua ferramentas de trabalho e materiais como livros, papéis, canetas, processos, telefone e computador estejam ao seu alcance.
Se você morar com outras pessoas, tente explicar que, apesar de estar em casa, você está trabalhando e não se encontra disponível em tempo integral para atendê-los. Peça para que respeitem sua rotina e seu lugar de trabalho, e fale que assim que estiver livre, você os informará.
Compreendo que nem sempre isso é possível de ser feito, porém garanto que uma conversa honesta vai pelo menos diminuir os problemas de convivência.
Mas se o seu obstáculo for a disciplina, aconselho que desenvolva uma rotina de trabalho, com horários fixos. Sei que citei que um dos pontos positivos era justamente a flexibilidade de trabalho, porém entendo que não são todos que conseguem se manter produtivos sem uma rotina fixa (e tudo bem, cada um lida de uma forma com a situação).
Portanto, tente utilizar uma agenda, digital ou física, com todas suas tarefas e horários programados. Registre seus compromissos pessoais (manutenção da casa, consultas médicas, realização de cursos, atividades relacionadas à família etc.) e profissionais (reuniões com clientes, prazos, andamento de ações, audiências etc.)
A probabilidade de procrastinar é bem menor quando se tem uma agenda bem definida e completa. Você se sentirá mais no comando de sua rotina, afastará a chance de perder compromissos e prazos, e se tornará um profissional muito mais produtivo. Sem contar na tranquilidade que isso gera ao fim do dia né?
4) Atendimento de clientes sem um escritório físico
Recebo diversos questionamentos de colegas sobre como atender um cliente sem um escritório físico. Compreendo que muitos clientes optam por encontros presenciais, ou então o próprio advogado necessita de um local físico para recolher documentos e assinaturas.
Calma, é perfeitamente viável atuar em home office e atender clientes em locais físicos, fique tranquilo. Vou dar algumas sugestões de como você pode fazer isso!
4.1) Se disponibilize para ir até o cliente
Uma ótima alternativa é realizar a reunião na casa ou empresa do cliente. Para a maioria dos clientes, esta é a melhor opção, porém pensam que estariam exigindo demais do advogado e acabam não fazendo este pedido.
Então, se disponibilize para realizar esta visita e a utilize como um bônus de seu atendimento! Afinal, existe serviço mais vip que atendimento em domicílio?
Desta forma você proporciona mais comodidade e acessibilidade ao cliente (o que valoriza o seu trabalho), além de fortalecer a sua relação com o ele, deixando-a mais descontraída, leve e, consequentemente, duradoura.
4.2) Cafeterias
Caso você viva em uma cidade um pouco menor e que não disponha de espaços de trabalho conjunto (coworking), uma opção conveniente e bem simples é atender seus clientes em cafés, de forma presencial. Tenho muitos colegas advogados que se utilizam desta alternativa e têm bons resultados!
Escolha preferencialmente os horários e lugares com menor movimentação, desta forma você vai garantir uma maior tranquilidade e privacidade no atendimento.
Chame seu cliente para um café em sua cafeteria de preferência, combine sua reunião por lá. Avise o garçom para servi-los com uma água ou café assim que o cliente chegar, fazendo da mesma forma como se você estivesse servindo o café no seu escritório sabe? Isto demonstra a sua preocupação com o cliente, fazendo com que ele se sinta mais à vontade.
4.3) Coworking
Uma outra opção são os espaços de coworking. Estes são locais que disponibilizam toda a estrutura necessária para que profissionais ou empresas façam seus negócios. Normalmente o acordo de utilização do espaço é realizado com base no tempo de utilização ou então com um plano fixo mensal.
Nestes lugares, toda a estrutura de um escritório convencional é disponibilizada (impressora, sala de reunião, recepcionista, materiais de papelaria etc.), na maioria dos casos apresentam um custo menor e uma localização mais centralizada, quando comparado ao escritório tradicional.
As opções de ambientes podem variar bastante, então busque pesquisar quais são os tipos à disposição em sua cidade. Esta é uma modalidade de serviço que tem aumentado bastante em todo mundo e no Brasil começou a se popularizar recentemente.
4.4) Atendimento online
Por mais que o cliente deseje, em alguns casos a única opção possível é o atendimento online.
Na atual conjuntura de isolamento social causado pela pandemia que enfrentamos, por exemplo, atender via internet possibilita que o advogado disponibilize a devida assistência ao cliente e que continue a assinar novos contratos de honorários.
Para os advogados previdenciaristas, que possuem a maioria de seus clientes doentes ou idosos, esta opção é ainda mais interessante, pois possibilita que o cliente contate o advogado de forma segura e sem ter que sair do seu lar.
Desse modo, considere o atendimento via internet como uma ótima alternativa, não apenas para a advocacia em home office, como também da advocacia convencional. Na sequência, abordarei em mais detalhes de como fazer reuniões online.
5) Principais dúvidas sobre a advocacia em home office
5.1) Quais são as ferramentas necessárias para exercer a advocacia em home office?
Geralmente, é necessário apenas o computador e a conexão com a internet. A advocacia apresenta a grande vantagem de permitir que o profissional trabalhe mesmo sem uma grande estrutura.
Então, invista na contratação de um bom plano de internet, com boa velocidade e que seja estável. Também adquira computador que seja capaz de atender à sua carga de trabalho.
Outro ponto importante é a aquisição de livros sobre a sua área de atuação. Caso não possua espaço para armazená-los opte pelas versões digitais.
Se for necessário imprimir documentos, compre uma impressora. Nem é necessário que seja daquelas de última geração, pois nossa demanda para a impressão é bem básica e uma impressora comum já atende suas necessidades.
Normalmente, o advogado também utiliza o scanner. Saiba que existem vários aplicativos que permitem escanear do próprio celular, como o CamScanner.
E já que entramos no assunto de celular, recomendo que tenha uma número de telefone móvel ou fixo para o atendimento dos cliente. Você pode utilizar o seu número pessoal ou um outro exclusivo para o trabalho, a escolha é sua!
5.2) Devo estar disponível em tempo integral para responder a mensagens e telefonemas?
Não necessariamente. Oo Whatsapp Business é uma ótima opção para aqueles que atuam na advocacia em home office e não desejam atender clientes 24 horas por dia durante todos os dias da semana.
Trata-se de aplicativo é gratuito e pode ser baixado por sistemas Android (Google Play) ou IOS (App Store).
O WhatsApp profissional (Business) se difere do WhatsApp convencional (Messenger) principalmente pelo fato de que você pode configurá-lo de acordo com a sua preferência de dias e horários de atendimento.
Desta forma, caso deseje estar disponível apenas em horário comercial, você pode configurar para que não apareça online fora destes horários e, se algum cliente tentar contactá-lo, a alternativa de resposta automática é muito útil, pois com ela o aplicativo enviará uma mensagem automática de que você o retornará assim que possível.
O aplicativo ainda disponibiliza ferramentas de classificação, resposta e automatização de mensagens. Outra função bem interessante é a de edição do perfil, com uma maior gama de opções de personalização, você pode incluir endereço, imagens, horário de funcionamento e telefones no seu perfil, possibilitando que o cliente tenha estas informações de uma forma bem mais acessível.
O único ponto negativo é que o WhatsApp Business necessita de um chip exclusivo para ele. Ou seja, caso queira utilizar as duas versões de WhatsApp (pessoal e profissional), será necessário ter um aparelho do tipo dual chip, ou então, utilizar dois aparelhos de celular, já que não é possível ter um número vinculado à dois aplicativos ao mesmo tempo. Então, preste atenção à esta restrição.
5.3) Qual a melhor forma de realizar reuniões online?
Conforme citei, há diversas opções de aplicativos e plataformas de chamadas por áudio e vídeo, que podem ajudar muito aquele que exerce a advocacia em home office.
São exemplos: WhatsApp, Skype, Zoom, Google Meet etc. Estes aplicativos permitem que você se reúna com uma ou mais pessoas, estando disponíveis nas versões gratuitas ou pagas (que possuem uma gama de funcionalidades maior).
Meu conselho é que opte pelas reuniões por vídeo chamada ao invés das chamadas comuns, apenas por áudio. Desta forma, a relação com o cliente será mais forte, se aproximando de uma reunião presencial, permitindo que você veja as suas reações e expressões, algo que é essencial na nossa profissão.
Outra dica é que escolha um bom local para realizar a vídeo chamada, no qual o plano de fundo que aparecerá esteja no mínimo bem organizado, pois o cliente irá com toda certeza notar este detalhe!
Caso você morar com outras pessoas, avise que não estará disponível e que precisará de silêncio e privacidade naquele momento. Se necessário utilize fones de ouvido e tranque a porta.
E nem preciso lembrar que a sua roupa deve adequada à uma reunião presencial não? O uso de terno e gravata não é obrigatório, mas tente ao menos usar roupas apropriadas e que demonstrem seriedade ao cliente.
Nem pense em aparecer de pijamas ou roupas casuais, certo? (Se bem que… se deseja usar uma calça de moletom, ninguém vai saber. Mas lembre-se de desligar a câmera ao se levantar 😉)
5.4) Há ferramentas digitais que podem ajudar o advogado a ser mais produtivo?
Claro, são diversas e há sempre uma nova surgindo. Mas as ferramentas a serem utilizadas dependem do quanto você pode investir neste tipo de serviço.
No mercado há várias plataformas especializadas no desenvolvimento de softwares e aplicativos pagos direcionados ao gerenciamento de escritórios de advocacia. Estas opções são bem completas e adaptáveis ao seu sistema e fluxo de trabalho e, em alguns casos, vale o investimento.
Contudo, muitos colegas não possuem fundos disponíveis ou simplesmente não querem investir em ferramentas pagas. Para estas pessoas, existe a opção de utilizarem plataformas e aplicativos gratuitos.
Para atividades de armazenamento em nuvem, que permitem economizar memória do seu computador, além de possibilitar o compartilhamento e edição simultânea de documentos, as ferramentas mais utilizadas são o OneDrive e o Google Drive.
Já se você deseja gerenciar seus projetos e tarefas, o Trello e Monday são uma ótima pedida. E se a demanda for direcionada especificamente para o agendamento de compromissos, há o Outlook Calendar, Google Agenda etc.
Pois é, há centenas de alternativas de plataformas e aplicativos, basta escolher a que mais se adapta à sua demanda.
Aliás, o Dr. Bruno Carneiro fez uma live sobre ferramentas online para utilizar na advocacia, em especial o Google Docs. Caso queira conferir, deixamos salvo o vídeo lá no nosso canal do Youtube! É um ótimo complemento ao que estamos falando por aqui!
6) Conclusão
Hoje busquei compartilhar com vocês uma parcela da minha experiência sobre advocacia em home office.
Tenho ciência de que esta modalidade é algo muito novo para muitos, mas garanto que se trata de uma ótima opção de trabalho para aqueles que não dispõem de um escritório físico, seja por opção ou inviabilidade.
Existem muitas outras dicas que posso trazer para vocês, só deixem aqui nos comentários se gostam do assunto e se interessam em saber mais sobre o tema. Como adiantei, este assunto é muito vasto e não pude me aprofundar tanto em diversos tópicos, caso contrário este artigo se transformaria em um livro. 😂
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7) Fontes
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